テレワークでのプライバシー侵害に注意!トラブルを避ける工夫も紹介

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、多くの企業でテレワークが導入されています。人材不足のもとで、人材の流出を防ぐためにも時代に合った働き方ともいえるでしょう。

しかし、テレワーク導入にも課題が様々あり、特にプライバシーの問題が注目されています。

今回の記事では、テレワークのプライバシー侵害などに関しての課題や、トラブルを避ける工夫について紹介しましょう。

テレワーク監視はプライバシーの侵害に注意

テレワークにおいて、部署のマネージャーなどがスタッフを管理するために監視をする行為は、度が過ぎるとプライバシーを侵害してしまう場合があります。

管理をする側はトラブルを招かないように、くれぐれも注意しなければなりません。詳しく見ていきましょう。

過度な監視は社員のプライバシーの侵害になりかねない

テレワーク中のスタッフが業務を行う場所は、自宅をはじめとしたプライベートな空間です。テレワークの監視はスタッフのパフォーマンスを低下させるおそれがあります。

それ以上に、スタッフ個人やその家庭のプライバシーを侵害するおそれがあるので、くれぐれも度を越さないようにしなくてはなりません。

また場合によっては、パワハラにつながるおそれもあり、話題になり始めています。管理するマネージャーなどが与えるプレッシャーが、スタッフのストレスになる場合があるためです。

具体的にはマネージャーなどが、頻繁にスタッフに対して業務を怠っていないか強い語調で問いかけるなどが挙げられます。スタッフにとってはパワハラと感じるようなケースがあるのです。

行き過ぎから訴訟問題に発展することのないように、管理する側はスタッフとのテレワークでの接し方を今一度見直す必要があるかもしれません。

常時カメラのオンの強要

テレワークにおいての社内、社外とのWeb会議は、貴重なコミュニケーションの機会として欠かすことができません。しかし、気をつけておきたいのがWebカメラの扱いです。

Webカメラを使用すれは、参加者の部屋の様子を他のスタッフに見られます。しかし、見られたくない人も多いかもしれません。

そのような人に対してWebカメラを常にオンにすることを強要すると、場合によってはテレワークハラスメントにあたるかもしれません。

業務用端末の位置情報の取得

テレワークにおいては勤務状態をマネージャーが確認できないため、さまざまなツールを活用してスタッフを監視する企業もあるでしょう。

業務の内容だけではなく、勤務時間やどこで作業をしたかを会社側がGPSで確認できるツールもあります。

例えば企業がスタッフに貸し出しているデバイスの位置情報を、勤務時間外にも把握しているとすれば、それはスタッフのプライバシーを侵害していることになり、個人情報保護法を犯しているおそれさえあります。

過去に訴訟問題になっている事例もあります。スタッフの位置情報を常に確認できるナビシステムを利用してスタッフの現在地を企業が確認したことでプライバシーを侵害したとして、スタッフ側が企業に損害賠償を請求しました。

判決としては、まず勤怠の状態を把握するためや災害が起こった場合などの緊急時に現在地を把握することにはある程度の合理性は認められました。

しかし、勤務時間外にあたる退職後や深夜、早朝などのスタッフに就業の義務がない時間帯での現在地のモニタリングは部下の監督権限を濫用する不当行為であるとの判決が下されました。

通信内容のチェック

スタッフの勤怠をツールで管理する企業も多いです。「出勤」「退勤」「離席」「着席」などのボタンを押してステータスが把握できるようなツールなどがあります。

中には勤務時間だけでなく、Webカメラと連動してスタッフの静止画像をランダムに撮ったり、スタッフのPC画面をランダムにキャプチャー画像としたりして、マネージャーに送るツールもあります。

そういったツールを用いれば出勤時と同じように、テレワークでも勤怠管理ができるようになるかもしれません。

しかし、度が過ぎた監視体制はスタッフのプライバシーを侵害し、無用なストレスを与えたり、無用な緊張感から業務効率が下がったりする可能性があります。

監視の本来の目的は従業員の束縛にあらず

テレワークでは、業務の進捗も確認しにくくなるうえにセキュリティが甘くなりがちなため、監視による管理が重要視される場合がありますが、監視の本来の目的はスタッフを束縛することではありません。

監視という方法で業務を管理することによって、テレワークでも社内のルールを守らせつつ、情報漏洩のリスクに対応し、社員の自覚を忘れないように促すことが目的です。

また、時間外労働時間の計算や人事評価のためにも、スタッフの勤務時間を正しく把握しておく必要があります。

スタッフの健康問題に関わってくる場合もあるため、テレワークにおける会社側の監視は、プライバシー侵害やハラスメントに注意しつつ適切なものにしなければなりません。

テレワークで労使がプライバシーを守る工夫

ここまで見てきたように、テレワークにおけるプライバシーについては、注意が必要です。会社側はもちろんですが、スタッフ側も工夫することが望ましいでしょう。

会社側はプライバシーへの取り組みを開示

会社側としてはまずプライバシーを保護するために取っている方法を開示することが好ましいでしょう。

つまり、会社側がテレワークを行うスタッフのプライバシーについてどのように考え、どういう取り組みを行っているかに関して、その仕組みや方法をスタッフに知らせておくのです。

それにより、スタッフに信頼感を持ってもらうのがよいでしょう。

個人はプライバシーテントなどの使用

スタッフ側としては、プライバシーテントの利用などがおすすめです。テレワークを想定して作られたテントなので、室内に設置しやすくなっています。価格もそう高くありません。安いものは2,000円台からあります。

使わないときはコンパクトに収納し、使用する際に簡単に広げて使用できます。 テレワークで注意すべきもうひとつのプライバシー テレワークにおいてはスタッフのプライバシーとは別の、注意すべきもうひとつのプライバシーがあります。それは、ビジネスに関連する顧客や関係者のプライバシーです。

情報漏洩による顧客のプライバシーを守る

テレワークで特に気をつけたいのが、人為的な理由もしくは公共Wi-Fiで情報が外部に漏洩することです。

ハッキングやコンピューターウイルスの被害に遭ったり、PC画面を開いたままで離席したりすることで、他者に画面を見られるトラブルもありえます。

また、データ盗難や紛失などのトラブルが起こるリスクがあるため、スタッフのセキュリティが甘いと、重要な社外秘の情報が漏れるおそれがあります。十分な注意が必要です。

テレワーク導入企業のプライバシーマーク制度活用

新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークを導入する事業者が増えているのに伴い、プライバシーマーク制度の活用が見直されています。

日本産業規格である「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」の基準に適合している事業者だけが使用できるマークです。

使用が認可された事業者はプライバシーマーク付与事業者と呼ばれ、個人情報を適切に扱う事業者として、自社サイトや広告などにマークが使用できます。

このマーク使用の認可を取れば、顧客からはプライバシーの扱いに関して信頼が得られます。

テレワークはプライバシーに最大限の配慮を

テレワークのプライバシー侵害などに関しての課題や、トラブルを避ける工夫について紹介しました。基本的に会社側が過度な監視にならないように配慮する必要があります。

その上で、スタッフ側もプライバシーテントの利用などの工夫をすると、なおよいでしょう。また顧客のプライバシーへの配慮も必要です。会社もスタッフもテレワークにおいてはプライバシーに最大限の配慮を心がけましょう。

リモートワークのくふう編集部

リモートワークのくふう編集部は、新しい働き方を応援しています。

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