テレワークの通信費や光熱費は誰が負担するの?労働法規の解釈と事例

普及の一途を辿るテレワークですが、実際に導入すると家計の通信費や光熱費、PC機器や備品など何かと費用が発生します。

どの部分を誰が負担するのか、切り分けにくい費用はどう計算するのかなどが気になりますよね。この記事ではテレワークを始めたけれど、費用負担に迷う皆さんに向けて、負担を按分する基準と事例、計算法などを紹介します。

テレワークに伴う費用の種類とは?

基本的に在宅で行うことが多いテレワークとはいえ、オフィスで行う業務と同様のことをやるので、さまざまな費用が発生します。

テレワークに伴う主な費用の種類は以下の通りです。

  • PCや周辺機器類
  • 文房具・事務用品などの備品
  • 通信費
  • 水道光熱費
  • コワーキングスペース等の利用料

それぞれを詳しく見ていきましょう。

PCや周辺機器類

PCや周辺機器、スマホなどの業務上で必要となる機器を準備するための費用です。これらは、会社が一部もしくは全部を貸与するケースもあれば、ワーカー個人が所有しているものを業務用に使うケースもあります。

貸与するケースでは一般的に、設定を完了して、規定のソフトウェアをダウンロードした状態で貸し出すことが多いです。個人所有のものを使用するのは、ワーカーが使い慣れているというのが利点といえます。

文房具・事務用品などの備品

テレワークであっても、ボールペンやノートなどの文房具や事務用品を使う場合もあるでしょう。取引先に出す郵便やメール便、宅配便なども利用するケースもあります。

通信費

テレワークにおいて、PCやスマホでインターネットを使用する際に通信費がかかり、また電話代がかかることもあります。テレワークに伴って、ワーカーの自宅に回線を設置するケースもあるでしょう。

水道光熱費

テレワークを行えば、自宅において従来では使用しなかったであろう水道や電気、ガスなどを使う機会が増加します。

コワーキングスペース等の利用料

テレワークが在宅で行いにくい環境の人は、コワーキングスペースやシェアオフィスなどの有料のワークスペースを使う場合があるでしょう。利用料が利用時間や日数に応じて、あるいは月極めの定額料金などで発生します。

テレワークに伴う費用は誰が負担するべきか?

テレワークで発生する費用の種類を見てきましたが、これらの費用は誰が負担するべきなのでしょうか。

ここではまず考え方の基本とするべき労働法規での解釈を確認し、実際のテレワークの現場において会社が全額負担するケースが多いものと、一部負担するケースが多いものに分けて解説しましょう。

基本とすべき労働法規の解釈

テレワークの費用負担についてワーカーがその負担を負うことがありえるので、労使間で前もって話し合いを行って決めておくことが必要です。

労働基準法において、在宅ワーカーに通信費や情報通信機器の費用を負担させる際には、会社の就業規則で規定しておくことが定められています。

さまざまなケースが考えられるので、それに応じて就業規則の変更もしなければなりません。

また、就業規則の作成義務がない会社もあります。その場合は労使協定を結ぶか、労働条件通知書をもってワーカーに通知することが必要です。

会社が全額負担するケースが多いもの

テレワークに要する費用で、会社が全額負担するケースが多いものを見ていきましょう。

まず情報通信機器(PC本体や周辺機器、携帯電話やスマホ、タブレット等)を会社が貸与しているケースです。これは会社が購入したものを使うので、ワーカー負担はありません。

また、文房具や事務用品などの備品、郵便や宅配便等の費用は、あらかじめ渡されていない場合は立て替えて、後日に精算するのが一般的です。その場合は領収証やレシートなどが必要となります。

会社が一部負担するケースが多いもの

次に、テレワークに要する費用で会社が一部負担するケースが多いものを見ていきましょう。

在宅で仕事をしている場合に増加する水道光熱費に関しては、私用と業務用との明確な切り分けが困難なため、費用の一部を補助する意味合いでテレワーク手当として支給している会社が多いようです。

テレワークでの業務使用分を計算する方法

テレワークによって発生する電気代や通信費を会社が一部負担する場合は、国税庁が紹介している計算方法をもとに算出することが可能です。

国税庁の「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ(源泉所得税関係)」にて詳しい計算方法が紹介されているので、目安として使えるでしょう。

電気代の業務使用分の目安

電気料金の業務部分の計算方式は以下のとおりです。

A:基本料金や電気使用料の業務使用分
B:ワーカーが負担した1ヵ月の基本料金および電気使用料
C:業務に使用した部屋の床面積
D:自宅の床面積
E:ワーカーの1ヵ月間の在宅勤務日数
F:対象月の日数

A=B×C÷D×E÷F×1/2(※)

※1/2は睡眠時間を除く1日の時間に占める業務時間の割合を算出するためのもので、「社会生活基本調査」による平均睡眠時間をもとに計算されています。

通信費の業務使用分の目安

次に、通信費の業務部分の計算方式は以下のとおりです。

A:基本使用料や通信料の業務使用分
B:ワーカーが負担した1ヵ月の基本料金および通信料
C:自宅の床面積
D:ワーカーの1ヵ月間の在宅勤務日数

A=B×C÷D×1/2(※)

※電気代と同様

なお、電話料金に関しては通話明細書によって業務使用分が確認できますが、上記の計算式によるものでも良いと国税庁のFAQにはありました。

これらの計算方式を用いれば、業務使用分の目安がわかるので、参考にしてください。

通信費負担のルール等を会社と決めて気持ちよくテレワークを

テレワークでのさまざまな経費に関して、誰が負担するのかという考え方に関して見てきました。就業規則に規定がない場合は、労使で話し合いをあらかじめしておくことが必要です。

特に切り分けが難しいものに関しては、前もってのきちんと決めておくことが大切。ここで紹介した計算式なども客観性があって使えるので、それらも参考にしてルールを決め、気持ちよくテレワークに従事してください。

リモートワークのくふう編集部

リモートワークのくふう編集部は、新しい働き方を応援しています。

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