今こそ”脱ハンコ”のチャンス!「電子契約サービス」メリット・デメリット、「実は使えない!?」注意点まで徹底解説

リモートワークの普及により、電子契約システムの使用が増加した方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、電子契約の概要説明からメリットや注意点、サービスの選び方などを解説します。
電子契約システムにはさまざまな種類のサービスがあるため、しっかりと自分に合ったものを選ぶことが重要です。

電子契約サービスの基礎知識

ここでは電子契約サービスについて、その安全性や書面契約との違いについて解説していきます。

電子契約とは

電子契約というのはビジネスにおける契約事項を、紙やペンを使わずにすべてネット上で成立させるシステムのことを言います。電子契約システムはすでにさまざまな企業がサービスとして提供しており、テンプレートなどを使って簡単に契約書を作成することも可能です。

2021年現在の電子契約システム普及率は「JIPDEC社」の調査によると67.2%となっています。(※)ネット社会の本格化やコロナ禍によるテレワーク人口の増加も相まって、電子契約サービスの需要は増加傾向にあります。

※JIPDEC社(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)「企業IT利活用動向調査2021(2021年6月15日)」

電子契約サービスの安全性

今まで紙とペンを使った書面での契約にしかなじみがない方のとっては、電子契約の安全性に疑問を持つ方も多いでしょう。しかし、実は電子契約は書面契約と同じ効力があります。そもそも契約というのは、口約束であっても効力を発揮します。ただ、それだと証拠がないので後で揉めてしまうかもしれません。

そのため「証拠を後で提示できるかどうか」は重要です。その点電子契約サービスはパソコンに保存しておけばいつでも証拠を提示できるので、書面契約と変わらない安全性があると言って良いでしょう。

電子契約サービスのメリット

印紙に関する費用を削減できる

紙の契約書から電子契約に変更することで、収入印紙の料金を節約することができます。収入印紙は紙の契約書に必ず貼らなければいけません。収入印紙の料金は1枚あたり200円~数十万円します。例えば運送業や不動産業などは非常に多くの契約書を必要とするので、年間にかかる収入印紙代は負担が大きいです。

電子契約に切り替えることで、収入印紙を貼る必要がなくなり、費用を大幅に削減できるようになります。

ハンコなどの無駄な仕事を削減できる

紙の収入印紙には「契約書の印刷」→「ハンコを押す」→「添付する」→「取引先にハンコを押してもらって返送」といったさまざまな手間がかかります。このような手間は、自社と取引先どちらにとっても時間的な損失を被ってしまうでしょう。

しかし電子契約にすれば、すべてパソコン一台で迅速に作業を進めることが可能です。サービスによっては現在の作業がどこまで進んでいるのかを丁寧に教えてくれるものもあるので、記入漏れや遅れの防止にもつながります。

電子契約サービスのデメリット

電子化できない契約書がある

契約の中には、法令により紙の書面でなければ成立しない種類がごく一部あります。例えば、不動産の一般定期借地権や労働者派遣契約などが電子化できない契約書にあてはまります。そのため電子契約サービスを導入する前に、自分の目的とする契約物が電子化できるのかどうかを確認しましょう。

情報漏洩のリスクがある

電子契約では、サイバー攻撃や操作ミスなどによる情報の漏洩に気を付けなくてはいけません。現在さまざまな電子契約サービスが提供されていますが、信頼できる会社なのかどうかをしっかり確認しましょう。

顧客側が対応しなければいけない

電子契約に変更するというのは自分の会社だけでなく、顧客側にも変化が要求されるものです。今まで書面契約でさまざまな取引先と契約していた場合、その取引先すべてに電子契約に変更するための同意を得る必要があります。

取引先の中には、書面のほうが管理がしやすいといった意見などが出てくる可能性があり、同意が得られないかもしれません。このように、電子契約は顧客の既存業務を変えてしまうというデメリットがあります。

電子契約システムの選び方

現在、さまざまな会社が電子契約サービスを提供していますが、どれを選べば良いかわからないという方もいるでしょう。ここでは電子契約サービスの選び方について解説していきます。

信頼できるシステムか

電子契約サービスを選ぶうえで一番重要なのが、信頼できるシステムかどうかという点です。それを判断する材料のひとつとして、セキュリティ対策がきちんと施されているかを見る、というものがあります。良い電子契約サービスは、新種のウイルスに対応するために日々アップデートを繰り返しています。

セキュリティ対策の更新頻度が高いということは、それだけセキュリティ対策を重要視し、お金をかけている可能性が高いです。また、契約書がしっかり暗号化されているか、法律に基づいた契約書であるかも確認しましょう。

目的に合っているか

電子契約サービスでは「使いやすさ」に特化したものや「機能の多さ」に特化したものなど、さまざまな種類が販売されています。自社に合わないサービスを選んでしまうと、無駄な苦労をすることになるかもしれません。自社の目的にマッチした電子契約サービスを選びましょう。

汎用性が高いか

自分の会社で使用している契約書書類が自分の選んだ電子契約サービスに対応しているかどうかも重要です。先述した電子化できない契約書の中に、自分の会社のものが含まれていないかを確認しましょう。

管理がしやすいか

電子契約サービスは社員から取引先まで、あらゆる人が使うようになります。操作が難しく管理がしづらい電子契約サービスを選んでしまうと、会社全体の仕事の生産性に影響してくるかもしれません。そのため、誰もが管理しやすいようにできるだけシンプルで使いやすいものを選ぶようにしましょう。

費用対効果が見込めるか

電子契約サービスを選ぶ際には導入時のコストだけでなく継続的なコスト(ランニングコスト)のことも考慮しましょう。使える機能が多いからといって値段をあまり考慮せずに利用してしまうと、長期で見た際に余計な費用を払わなくてはいけない可能性があります。

自社の使う機能を厳選して、なるべく費用を抑えましょう。

電子契約サービスで脱ハンコしよう

電子契約サービスは今まで書面契約を行ってきた会社にとって、非常にメリットの大きいものとなるでしょう。しかし電子化できない契約書類があったり、顧客側にも使い方を説明したりなど、デメリットや手間があることも事実です。

今回解説した電子契約の選び方を参考に、自社に合ったサービスを見つけてみてくださね。

リモートワークのくふう編集部

リモートワークのくふう編集部は、新しい働き方を応援しています。

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