ZOOMで会議や商談をする方が増えてきました。しかし、本記事で紹介するようなビデオ会議のマナーを知らないままでいると恥ずかしい思いをしてしまうかもしれません。本記事を最後まで読めば、上司や商談先に好印象を与えることができるでしょう。
コロナ禍の影響で近年Zoomでの会議が当たり前の光景になってきました。しかし、Zoom会議にまだ慣れていない人の中には、知らない間に失礼な行為をしてしまっていることもあるかもしれません。
本記事ではZoom会議で押さえておくべきマナーやよりスムーズに進めるためのマナーを紹介していきます。 最後まで読むことで、会議で上司や取引先から好印象を得られるようになるでしょう。
Zoomで押さえておくべき6つのマナー
ここでは、Zoomでおさえておくべきマナーを6つ紹介していきます。
- 相手の発言中は話さない
- うなずいたりあいづちをできる限り打つ
- 逆光に気をつける
- 自分だけが話しすぎないようにする
- 目上の人は上座に
- 目上の人が退出してから終了する
順番に見ていきましょう。
相手の発言中は話さない
Zoom会議中は相手の発言中に被って話してしまわないように注意しましょう。Zoom会議は、対面の会話とは違い、その場のニュアンスや雰囲気などが伝わりにくいため、発言がかぶってしまうことが多いです。
そのため、発言者以外はミュートにするといった対策をして会話の邪魔をしないようにしましょう。
うなずいたりあいづちをできる限り打つ
Zoomのようなビデオ通話では、うなずいたりあいづちを打つことが重要です。誰かが話している時に誰も反応してくれないと、話している人はしっかり聞いてもらっているのか不安になってしまいます。
特に上司や取引先が話している時は、おおげさにうなずいたりあいづちを打つ好印象でしょう。
逆光に気をつける
Zoom会議では逆光に気をつけましょう。自分の顔が暗く映ってしまい、表情を読み取りにくくなってしまいます。
カメラの角度次第ですぐに解決できる問題なので、Zoom会議の前には必ず調整するようにしましょう。
自分だけが話しすぎないようにする
Zoom会議では自分だけが長々と話しすぎないように注意しましょう。自分だけが話しすぎると、相手が話すタイミングを失ってしまい、会議の目的を達成できなくなる可能性があります。特に早口の人は、このような傾向が強いです。
対策として、「いつもより間を多めにとる」ことや「〇〇さんはどう思いますか？」といった問いかけをしてあげると良いでしょう。
目上の人は上座に
このマナーはできれば意識する程度のもので構いませんが、目上の人を上座に割り振ると好印象をあたえられるかもしれません。
ただ、Zoomでは、参加した順番によって自動で並べられるため、わざわざ入りなおすのは面倒な作業といえます。可能な限りで意識するようにしましょう。
目上の人が退出してから終了する
「上司が帰宅してから部下が帰宅する」といった日本の会社のマナーがありますが、Zoomでも同じようにすると好印象です。ただ、ホストが抜けると自動的にZoomの部屋が閉じてしまうので、そこまで意識するべきマナーではないかもしれません。
ホストでない人がやむを得ず退出する場合は、最低でも「失礼します」の一言をかけてから退出するようにしましょう。
Zoom会議をよりスムーズに進めるためのマナー
Zoom会議をよりスムーズに進めるためのマナーは以下の5つあります。
- 5～10分前にはZoomを開いておく
- 背景に気を遣う
- WiFi環境が安定している場所を選ぶ
- Zoom会議中はできるだけビデオオンの状態に
- ミュート機能で雑音が聞こえないようにする
順番に解説していきます。
5～10分前にはZoomを開いておく
Zoom会議では、5～10分前に起動させておき、待機しておくとなにかトラブルが起きた際にも対処できます。よくある光景が、Zoom会議が始まってからスピーカーやマイク、カメラの調整をし始めるというものです。
5～10分前にZoomを開いておけば、それらの調整を余裕をもってすることができるでしょう。
背景に気を遣う
Zoomでの会議や商談では、背景に気を遣いましょう。背景に違和感があると、相手の気が散ってしまい、会議に集中できない可能性があります。
対策としては、Zoomアプリ内にある「バーチャル背景」を設定しておくとよいでしょう。。また、家族やペットが映りこんでしまう可能性もあるため、できるだけ誰も入れない個室でZoom会議をするようにしましょう。
WiFi環境が安定している場所を選ぶ
Zoomのようなビデオ通話は、WiFi環境が安定していない場所だと、止まってしまったり、コマ送りになってしまったりすることがあります。
そのため、WiFi環境はできるだけ安定している場所を選ぶようにしましょう。
Zoom会議中はできるだけビデオオンの状態に
Zoom会議中はできるだけビデオオンの状態にしておくこともマナーの一つとして挙げられます。ビデオモードをオフにしたままでいると、相手は自分の話を聞いているのかがわからず、不安になってしまいます。
トイレに行く際や来客が来た際にも、一言断りを入れて、ビデオはオンの状態にしておくことをおすすめします。
ミュート機能で雑音が聞こえないようにする
Zoom会議中はミュート機能を有効に使い、余計な音が聞こえないように気を付けましょう。特に相手が話している時に家族やペットの生活音が聞こえてしまうと、不快な思いをさせてしまうかもしれません。
ミュートにするには、画面下部のメニューにある「ミュート」をクリックすることで利用できます。
Zoom会議でのマナーまとめ
ここでは、Zoomでおさえておくべきマナーを6つ紹介しました。
- 相手の発言中は話さない
- うなずいたりあいづちをできる限り打つ
- 逆光に気をつける
- 自分だけが話しすぎないようにする
- 目上の人は上座に
- 目上の人が退出してから終了する
また、Zoom会議をよりスムーズに進めるためのマナーは以下の5つです。
- 5～10分前にはZoomを開いておく
- 背景に気を遣う
- WiFi環境が安定している場所を選ぶ
- Zoom会議中はできるだけビデオオンの状態に
- ミュート機能で雑音が聞こえないようにする
Zoomで会議や商談を行う際は、これらのマナーを守ることで相手に迷惑をかけないやり取りができるようになるでしょう。
