オンライン会議の日程調整には日程調整ツールを利用すれば便利です。
そうすれば、複数の人数に一度に聞くことができるため、日程調整に時間を取るということもなくなります。
ここではリモートワークをしているビジネスパーソンに無料で使えるおすすめの日程調整ツールを5選紹介します。
日程調整ツールはリモートワークでは必須
仕事の形態がリモートワークになると、今まで部署内で簡単に話し合いができていたことも日程調整をしてオンラインで集まらなければいけません。
その日程調整をする際に、一人ひとりメールで聞いているとかなり時間を使います。
そんなときに日程調整ツールを利用すると、日程調整が効率化できるでしょう。
この記事ではリモートワークをしているビジネスパーソンに、ビジネスで使える無料の日程調整ツールを紹介します。
あなたに合った日程調整ツールを知り、使いこなして仕事の効率化を図ってください。
ビジネスで使える無料の日程調整ツールとは
ビジネスでの打ち合わせや定期ミーティングなど、日程を調整する機会は多くあります。
その日程調整をメールでやり取りしたり、複数人参加する会議の日程調整を一人ひとり個別にすると、とても時間がかかります。
日程調整ツールは、その手間を省いてくれるツールです。
日程調整ツールには、予約受付型と候補提案型があります。
予約受付型とは、例えば美容室の予約サイトのようなものです。
空いている候補日の中であなたの都合がよい日を選ぶタイプです。
候補提案型は、何パターンかあなたの都合のよい日程を提示し、相手に選んでもらいます。
候補日を3つくらい提示して、参加者全員にどの日がいいか選んでもらい、一番出席者の多い日に決定するという使い方ができます。
日程調整ツールを使ってできることは？
日程調整ツールを使うことで、あなたの時間をかなり効率化できます。
例えば、複数の相手と一度に日程調整ができるため、一人ひとりに日程を聞かずに済みます。
またイベントや打ち合わせなどの詳細を個別に連絡しなくても、自動で通知が可能です。
Googleカレンダーなどと連携しているツールを使えば、ダブルブッキングを防げます。
一度日程調整ツールを使えば、その便利さがわかり、手放せなくなるでしょう。
日程調整ツールを選ぶ時のポイントはこれ！
日程調整ツールを選ぶ際に、ポイントとなることが4つあります。
・操作が簡単なものを選ぶ
・日程調整ツールを利用するシーンに合わせて選ぶ
・携帯でもパソコンでも使えるものを選ぶ
・Googleカレンダーと連携できるツールを選ぶ
それぞれを詳しく見ていきましょう。
操作が簡単なものを選ぶ
ビジネスパーソンは日程調整に時間を使いたくありませんよね。
日程調整を効率化しようとして日程調整ツールを使っているのに、操作が簡単ではないものだと、慣れるのに手間取りサッと日程調整ができません。
しかも、操作が複雑なものは、回答する相手にとっても面倒です。
そのため、日程調整ツールを選ぶ際には、操作が簡単なものを選択しましょう。
日程調整ツールを利用するシーンに合わせて選ぶ
あなたが日程調整ツールを使う主な目的は何でしょうか。
会議で使うのか、問題が起きたときに集まって話し合うのか、それとも定期ミーティングのためでしょうか。
また社内の人に向けた日程調整が多いのか、社外の人に向けた日程調整がメインなのかでも、便利なツールが違うでしょう。
ビジネスにもプライベートの集まりにでも使えるのがあれば、さらに便利ですね。
携帯でもパソコンでも使えるものを選ぶ
複数のデバイスに対応している日程調整ツールを選びましょう。
相手がパソコンを持っていることがわかっていても、携帯から回答したいということもあるでしょう。
最初から、パソコンや携帯、タブレットなどのデバイスに対応しているものを選んでおくと安心です。
Googleカレンダーと連携できるツールを選ぶ
Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしているビジネスパーソンも多いことでしょう。
そんな方は、Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを選ぶと、あなたのスケジュールの中から都合のいい日を簡単に選択でき、日程調整がさらに効率化できます。
仮押さえや、ダブルブッキング防止などの機能が付いたツールもあるため、「しまった！」ということがなくなるでしょう。
日程調整の結果を自動であなたのGoogleカレンダーに追加でき、自分で入力する必要がないためスケジュールの記入漏れも防げます。
無料で使える日程調整ツールおすすめ5選
無料でビジネスにも使える日程調整ツールのおすすめ5選は以下の通りです。
・調整さん
・スケコン
・伝助
・アイテマス
・LINEスケジュール
それぞれ、特徴を解説します。
調整さん
・ログインなしで日程調整ができる
・出欠表が簡単に作れる
・パソコンやスマホ、タブレット、ガラケーでも使える
ログインなしで使えるため、試しに使ってみるのに最適です。
スケコン
・フリープランは月8回（成立時）
・Google カレンダー、Outlook カレンダー連携
・Google Meet、Teams、Zoom、Slack、Chatwork 連携
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに連携しているため、決定した予約は自動で入力されるのが便利です。
伝助
・すべての機能が無料で使える
・アプリのインストールをする必要がない
・パスワードの設定が可能でプライバシーが守られる
参加者の出欠の状況を自動で表示してくれるため、あなたが数えることなく、どの日が一番参加者が多いかが一目でわかります。
アイテマス
・Googleカレンダーと連携しダブルブッキングを防ぐ
・日程調整決定後はあなたと相手のGoogleカレンダーに自動で予約を作成
・1対1や複数人、定員ありのセミナーなどあらゆる形式の日程調整が可能
2022年8月現在、オンラインミーティングURL自動生成やメール通知、プッシュ通知などのすべての機能が無料で使えます。
LINEスケジュール
・LINEでつながっている人との間で日程調整が可能
・回答結果はわかりやすく表示され一目でみんなの都合のいい日程がわかる
・スケジュールに回答した人のみにメッセージを送れる機能も付いている
LINE同士でつながっていれば、無料でLINEスケージュールが使用可能です。
まとめ
リモートワークで使える日程調整ツールを5選紹介しました。
今回ご紹介したものはすべて無料で使えるツールです。
あなたの一番使いやすそうな目的に合ったツールを選び、まずは使ってみてください。
ログインする必要や、アプリをインストールする必要がないものは手軽に使えます。
便利な日程調整ツールを使うことでリモートワークが効率化でき、快適に仕事ができるようになるでしょう。
