Googleドキュメントの「音声入力機能」を活用すると、音声や動画ファイルなどから自動で文字起こしが可能です。
業務を効率的に進めるために、手間をかけずに文書化する方法を知っておきましょう。
この記事では、音声入力で文字起こしする方法や注意点などを解説します。
Googleドキュメントは音声入力で文字起こしが可能
Googleドキュメントには、自動的に文字起こしできる音声入力機能が備わっています。
音声入力はタイピングよりも入力スピードが速く、時間をかけずに文書化できるのがメリットです。
議事録の作成はもちろん、ビジネス文書やメールの下書きなど幅広い場面で活用できるでしょう。
ここでは、音声入力のやり方をツールごとに解説します。
PC版Googleドキュメントでのやり方
パソコンを使用できる環境下では、PC版Googleドキュメントの音声入力で文字起こしをすると便利です。
以下の手順に沿って作業を進めましょう。
・「新しいドキュメントを作成」をクリックし、好きなテンプレートを選択する
・「ツール」を開いて「音声入力」をクリックする
・「マイクボタン」をクリックして音声入力を開始する
・音声入力をストップする際は、「マイクボタン」を再度クリックする
マイクボタンが赤色になっていれば、音声入力モードに切り替わっているサインです。
PC版はブラウザ上で操作するため、WindowsでもMacでも手順に大きな違いはありません。
Googleドキュメントアプリでのやり方
音声入力はアプリ版でも利用できます。
パソコンを使うのが難しい場合は、Googleドキュメントアプリで文字起こしを行いましょう。
具体的な手順は以下のとおりです。
・「＋マーク」を開いて「新しいドキュメントを作成」をタップする
・キーボード上の「マイクボタン」をタップし、音声入力を開始する
・音声入力をストップする際は、「波形」または「終了」をタップする
音声入力を起動すると、iPhone版では「波形」が表示されます。
一方、Android版ではマイクのマークが画面に現れます。
起動時には開始音が鳴ったり、スマートフォンが振動したりすることがあるため、会議中などに使用する場合は注意しましょう。
なお、音声入力を開始できない場合は、アプリの再起動やアップデートが有効です。
音声入力以外で文字起こしする方法
Googleドキュメントでは、音声入力以外の方法で文字起こしすることも可能です。
さまざまなデータから文字起こしする方法を知っておくと、さらに業務を効率化できるでしょう。
ここでは、音声入力以外の方法で文字起こしする際の手順を解説します。
音声・動画ファイルから文字起こしする方法
録音・録画したデータを文書化したい場合も、Googleドキュメントが活用しましょう。
ステレオミキサー機能を使うと、音声や動画が記録されたファイルから文字起こしができます。
具体的なやり方は以下を参考にしてください。
【Windows】
・パソコンの設定画面で「ステレオミキサー」を有効にする
・音声データまたは動画ファイルを再生する
・Googleドキュメントで音声入力を開始する
Macにはステレオミキサー機能がないため、代用として以下のアプリをダウンロードしておきましょう。
その他の手順はWindowsとほぼ同じです。
・音声ミックスアプリ
・仮想オーディオデバイス
なお、スマートフォンでも音声・動画ファイルを再生しながら文字起こしができますが、それほど精度は高くないため注意してください。
画像・PDFファイルから文字起こしする方法
Googleドキュメントでは、画像やPDFファイルの文書化もできます。
画像やPDFファイルをテキストにしたい場合は、以下の方法を参考にしてください。
・画像またはPDFファイルをGoogleドライブにアップロードする
・アップロードしたファイルの上で右クリックする
・「アプリで開く」をクリックし、「Googleドキュメント」を選ぶ
文字起こしができるファイルの形式は、「JPEG」「PNG」「GIF」「PDF」の4種類です。
また、テキストの高さは10ピクセル以上、ファイルサイズは2MB以下と決められています。
音声入力機能で文字起こしする際の注意点3つ
音声入力機能で文字起こしする際は、以下の3つに注意しましょう。
・文字起こし後の確認・修正は必須
・Web会議の文字起こしは工夫が必要
・パソコンの環境設定やデータの雑音に注意
文字起こし後の確認・修正は必須
音声入力で文字起こしをしたあとは、テキストの見直しが必須です。
Googleドキュメントの音声入力はAIを使う仕組みであり、ほとんどの単語は認識できます。
しかし、すべての単語を正確に認識できるわけではありません。
特に専門性の高い用語を文書化するのは難しいでしょう。
音声入力での文字起こしに完璧を求めるのではなく、出来上がった文書の確認・修正を徹底することが重要です。
Web会議の文字起こしは工夫が必要
Web会議中に音声入力をオンにしても、参加者全員の声を文字起こしすることはできません。
パソコンを使用する本人の声しか認識できないため、議事録を取る場合は工夫が必要です。
たとえばステレオミキサー機能を有効にすると、参加者全員の声をテキスト化できます。
または、参加者が同じGoogleドキュメントを開き、同時に音声入力を開始する方法もあります。
パソコンの環境設定やデータの雑音に注意
音声入力を使う際は、あらかじめパソコンの環境を設定しておきましょう。
AIに音声を認識させるためには、Googleドキュメントでのマイクの使用をパソコン側で許可しておく必要があります。
また、騒がしい場所で音声入力をしたり、音声ファイルに雑音が入っていたりすると、AIの精度は落ちてしまうでしょう。
文字起こしの精度を高めるためには、周辺環境やデータの雑音に注意が必要です。
音声入力機能で文字起こしを効率化しよう
Googleドキュメントの音声入力機能を使うと、簡単に文字起こしができます。
手入力するよりもスピーディーに文書を作成できるため、作業の効率化が期待できるでしょう。
リアルタイムの音声入力だけではなく、音声データや動画ファイル、画像などの文書化も可能です。
音声入力で文字起こしする方法を習得し、日々の業務に役立ててみてください。
