オンライン名刺交換の実態とは?便利な利用方法を紹介

ビジネスで初対面の相手とは、名刺交換するのが常識です。
それでは、オンラインでの商談では、名刺交換はどのようにすればよいのでしょうか?

本記事では、オンライン名刺交換のマナーや方法、メリット・デメリットなどを詳しく紹介します。

オンライン名刺交換のマナー

本人同士が現場で実際に顔を合わせる通常のビジネスでは、相手との挨拶や名刺交換のやり方などにおいては、それなりのマナーが要求されています。
オンラインシステムが発展している現代のビジネス社会では、ビジネスパーソン同士の交渉はパソコンの画面上です。

そして、オンライン上でも名刺交換が行われており、オンライン名刺交換のマナーも厳として存在します。
マナー違反で商談相手に不快感を与えることがないように、オンライン名刺交換のマナーをひと通り把握しておきましょう。

マナーに沿ったオンライン名刺交換

オンライン上での商談で大切なのは、「交渉をスムーズに進行すること」に尽きます。
したがって、オンライン名刺交換ではどうしても「商談の目的以外の儀礼的行為」と見られがちです。

しかし、マナーを軽視した名刺交換をすると、相手に対し失礼な行為とみなされてしまい、それが商談にも影響を及ぼしかねません。
オンライン名刺交換は、手順に沿った方法で行われています。

どのような方式でオンライン名刺交換をするのか、相手には事前にしっかりと伝達しておく必要があります。

オンライン名刺交換のタイミング

オンライン名刺交換では、実行するタイミングが重要になります。
オンラインがスタートし挨拶しながら名刺を画面に表示させるのではなく、商談の前にQRコードまたはURLを相手に伝達しておくのが適切なマナーといってよいでしょう。

オンライン名刺交換の方法

オンライン名刺交換には、いくつかの方法があり、それぞれに特徴があります。
自社の業務に合った方法を選択してよいのですが、事前に相手先の都合を確認し、先方のやり方に合わせる必要もあります。

そのためには、どの方法でも対応できるように事前に一般的方法の種類を把握しておくことが賢明でしょう。

オンライン名刺交換ツールの利用

オンライン商談で便利に使える「名刺交換ツール」をチェックしてみましょう。
これを利用して先方に名刺交換リクエストを送信すれば、簡単にオンライン名刺交換が実現します。

もっとも、これは先方も同じツールを利用できるケースに限られます。
したがって、利用可能かどうかの事前確認が必要です。

QRコードの活用

QRコードを利用したオンライン名刺交換も意外に便利です。
まず名刺管理ツールで自分の名刺データを作成し、オンライン上のバーチャル背景画像に表示させます。

相手は、そのQRコードをスマホで読み込むという手順です。
複雑な操作が不要でカメラ撮影感覚でできるので分かりやすい方法といえるでしょう。

URLの交換

この方法であれば、相手が同じ名刺管理サービスのユーザーでなくても、名刺の情報や画像を簡単にやり取りできます。

第3の方法は「自分の名刺データのURLをチャットに添付して送信する」という方法です。
この方法であれば、先方が自社と同じ名刺交換ツールを所有していなくても大丈夫です。

オンライン名刺交換のメリット

インターネット上の商談で行なわれているオンライン名刺交換には、意外にも通常の商談よりも企業にとってメリットが得られるケースもあります。

オンライン名刺交換のメリットとして、以下の3点を紹介しましょう。

多くの情報交換が可能

オンライン名刺交換の特徴は、小さなサイズの紙の名刺とは異なり、名刺がモニター画面いっぱいに表示できることです。
小さな紙の名刺では載せきれない情報も記載できるため、自社や自身を広くアピールできるでしょう。

先方は、オンライン名刺に記載されたURLをクリックして商談相手のWebサイトを閲覧することも可能という便利さです。

コストの削減

オンライン名刺は画像データなので、紙の名刺のような紙代と印刷費がかからないというコスト面での優位性も特徴です。
しかも、印刷であればコスト高となるカラーで作成できます。

また、部署の異動のような表記事項の変更にも、リアルタイムで対応できる利便性もあります。

相手先管理の簡略化

従来の紙の名刺では、情報を入力するのに手間と時間がかかっていました。
一方のオンライン名刺では、名刺データをそのまま管理できる便利さがあります。
現在は自動整理ツールもある上、他のツールとの連携も可能です。

名刺が増えすぎて紙の保管場所に困ったり名刺自体を紛失するリスクもなくなり、業務の簡素化に貢献します。

オンライン名刺交換のデメリット

オンライン名刺交換には、多くのメリットと同時にデメリットがあることを知っておかねばなりません。
その上で、デメリットを克服する手段を講じた上でオンライン名刺交換システムを導入するのが望ましいといえます。

以下に、オンライン名刺交換のデメリットを3点挙げてみましょう。

ツールの相違による混乱

オンライン名刺交換での最大の課題は、商談後の名刺管理にあります。
すでに顧客管理ツールを使用している場合、オンライン名刺交換用の管理ツールとの互換性がないケースがあるのです。

この場合を想定して、互換性があるオンライン名刺交換ツールを選択する必要があります。

顧客管理システムとの重複

すでに顧客管理システムを運用している企業で、オンライン名刺交換ツールとの連携ができない場合、情報が重複してしまう上に、情報更新を両方する手間がかかります。
これを避けるためには、既存の顧客管理システムと連携できるオンライン名刺交換ツールを選ぶか、不可能なら両者の用途と役割を明確化して混乱しないように工夫する必要があります。

高いシステム依存度の弊害

オンライン名刺交換を利用する際には、ツールの特性を深く理解する必要があります。
特にクラウドサービス型ツールの場合、サービスが終了すると使用不可能になります。

また、システムの導入・運営費用がどの程度の金額になるのか、費用対効果も試算が必要です。
さらにツールのサポート体制もしっかり確認しておかないと、後悔につながりかねません。

オンライン名刺交換のまとめ

オンライン商談が一般化してきている現代、オンライン名刺交換のやり方とその管理方法は、企業の業績にも関与する重要な業務となっていくでしょう。

これからオンライン名刺交換を導入する企業はもちろん導入済の企業も含めて、本記事がオンライン名刺交換の有効な方法を熟考するために役立つことを願います。

リモートワークのくふう編集部

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