毎日の業務をより効率的に進めるために、タスク管理ツールを使用する人たちが増えているようです。たくさんの種類があり、迷ってしまうという声もよく聞かれます。
この記事では、そもそもタスク管理ツールとはどういうものか、そのメリットを含めて解説しましょう。
そして、業務に必要な機能を持ったツールを効率よく選べるように、無料プランから始められるおすすめのツール5選を紹介します。
タスク管理ツールとは？
そもそもタスク管理ツールとは、タスクをリストアップして整理し、個別の進捗状況に応じて管理するツールです。
個人で使うのか、チーム単位で使うのか、自動化するのかなどの切り口があって、それぞれ適切なツールが存在します。
チーム向けの場合は、タスクの期限や担当者名なども設定できるため、複数のタスクが同時進行で流れる場合にも煩雑になることを避けて、効率的にタスク管理が可能です。
タスク管理ツールを使用するメリット
タスク管理ツールの使用によって、それまで個人で管理していたタスクを関係スタッフの間で可視化できます。
これにより、プロジェクトやカテゴリー、チームやスタッフ別の進行状況も瞬時に把握できるのです。
また、タスクのリストアップによってやるべきことが明確になり、作業のロスを削減し、業務の優先度もわかりやすくなるので、生産性も上がることでしょう。
ほかにも、新たなタスクが発生した都度、カードをボードに追加できるので、忘れられてタスク漏れが発生するような事態を防ぐことができます。
後から依頼されたタスクも、きちんと対応することが可能です。さらに、カードには多くの情報を記載できます。
担当者や期限という基本的な項目以外にも、カードの種類やメモ書きなども記載できるため、情報共有が円滑になるといえるでしょう。
タスク管理ツールの選定ポイント
いざタスク管理ツールを選定するときに、押さえておくべきポイントを紹介します。
操作しやすいかどうか
タスク管理ツールは、使うスタッフにとって操作しやすいものでなければなりません。
業務の可視化と効率化を目指して導入したにもかかわらず、入力方法が難しいとか、ややこしいから覚えた方が早いなどと思われるようでは本末転倒です。
タスク管理ツールは習慣化されなければ意味がないので、だれもが扱いやすい操作性を持つツールを選ぶようにしましょう。
機能の種類やバラエティはどうか
搭載している機能はツールによってさまざまで、最新のものでは管理機能にとどまりません。ツールの活用後に現われるであろう効果をグラフ化するなどの、優れた機能を持つものもあります。
それらの機能が必要かどうかは業務内容によるでしょう。目的を明確にせずにツールの種類を決定してしまうと、要らない機能が多かったり、情報が分散したりなどでロスを生むおそれもあるのです。
効果的に導入するためには、目的を明確にして、それに沿った機能を持つツールを選ぶようにしましょう。
コストおよび無料プランがあるかどうか
ツールを比較検討する際に重要な点はコストです。多くのツールがある一定の範囲は無料で使えます。
どのくらいの機能が無料で使えるかを把握しておくことで、先々に有料プランにする際の見積もりもできるのです。
無料で使う機能が多ければ、初期費用を抑えつつツールの導入ができるので、必ずチェックして検討しましょう。
無料プランがあるタスク管理ツールおすすめ5選
それでは、無料プランを持っているおすすめのタスク管理ツールを5選紹介していきましょう。
Chatwork：大手企業もこぞって利用
Chatworkの売りにしている機能はグループチャットですが、付随するタスク管理機能もなかなか使えます。
個人タスクだけでなく、チームタスクも設定できて、完了するとチャットに通知され、関係者に知らせることが可能です。
- フリープラン： 無料
- パーソナルプラン：400円
- ビジネスプラン：500円
- エンタープライズプラン：800円
- 主な連携可能ツール：Gmail・Twitter・Backlog・Googleカレンダー
- 利用可能デバイス：PC・タブレット・iPhone・Android
URL：https://go.chatwork.com/ja/
Jooto：付箋感覚で操作がカンタン！
Jootoはカード化されたタスクをドラッグ＆ドロップで移動させることにより、タスク管理をするシステムです。
社内だけでなく、クライアントや外部パートナーも招待してつながることができます。付箋を貼ったり剥がしたりするような感覚で行うことができ、操作性はシンプルです。
- フリープラン：無料で4名まで利用可能
- スタンダードプラン：1ライセンス500円/月
- エンタープライズプラン：1名あたり980円/月 ※プランによって使用可能なファイル容量などが変化
Wrike：分析と状況可視化が秀逸
ビジネスユースに特化したツールです。タスクの進行状況を可視化する分析機能などが秀逸で、レポート作成を別作業でするまでもなく高度な分析ができます。
プロジェクト遂行に必要な要素を、一箇所で集中管理することが可能です。プランの種類が多く、目的とコストに応じてプラン選定ができます。
- フリープラン：無料で5名まで利用可能
- パーソナルプラン：15名まで利用可能で1名あたり9.80ドル/月
- ビジネスプラン：200名まで利用可能で1名あたり24.80ドル/月
ほかにも4つのプランがあり、相談の上で料金を決められるようです。
Backlog：進捗が一目瞭然に
Backlogはタスクの管理と進捗状況などをグラフ化して分析できる補助機能を持つツールです。
さらに、バーンダウンチャートやガントチャートで計画からの乖離も一目瞭然になるなど、優れた機能を使い分けることができます。
- フリープラン：無料で10名まで利用可能
- スタータープラン：30名まで利用可能で2,400円/月
- スタンダードプラン：11,800円/月
- プレミアムプラン：19,800円/月
- プラチナプラン：50,000円/月
スタンダードプラン以上ではユーザー数が無制限です。ファイルの容量が無制限のエンタープライズプランもあり、料金は相談によって決められます。
30日間の無料トライアルで各プランを試して決めることも可能です。
Todoist：複数タスクをシンプルにチェック
完了したタスクをチェックして削除していく、シンプルなツールです。日ごとや週ごとの目標を設定してグラフで見られるので、生産性がひと目でわかります。
機能自体はシンプルでも、Google MAPやGoogle Driveなど多くのアプリと連携できるので、複数タスクを同時進行で管理するのに向いているようです。
- 無料プラン：5名まで利用可能
- プレミアムプラン：25名まで利用可能で1名あたり338円/月
- ビジネスプラン：50名まで利用可能で558円/月
おすすめタスク管理ツールを無料プランで！
タスク管理ツールの意味合いやメリットを確認し、おすすめの5つのツールを紹介しました。使い方次第で、業務効率や生産性の向上が見込めるツールばかりです。
せっかく導入しても結局使わない機能が多い、などということにならないように、導入目的を明確にしてから、無料プランを試してみましょう。
