テレワーク中のコミュニケーションを図る3つの方法とは?

2020年急激に普及したものの一つがテレワークです。

2020年以前にはほとんどの人が耳にしなかった言葉ですが、現在多くの企業がテレワークを利用した新しい働き方を模索しています。しかし、テレワークを積極的に活用している企業であっても、コミュニケーションのとり方が上手くいっていない場合も多く、まだまだ完全に普及しているとは言い難い状況です。

では、テレワークとはいったいどのような働き方をいうのでしょうか?また、テレワークはなぜ急激に進み、どのようなメリットがあるのでしょうか?この記事ではテレワークとはどのようなものか、どのようなメリットがあり、コミュニケーションのとり方はどうすればいいのかといった点について詳しく解説します。

テレワークとはどんな働き方のこと?

まずは、テレワークの基本的な事柄について解説します。

テレワークとは何?

テレワークとは、会社にわざわざ出勤することなく、インターネット回線を利用して自宅やほかの場所でも仕事ができる新しい働き方です。インターネットのインフラが整っている昨今、インターネット回線を利用することで、時間や場所にこだわらずに仕事に取り組むことができます。2020年現在、総務省は働き方改革を推進していますが、働き方改革の有効な手段の一つとしてテレワークが注目されているのです。

オフィスワークだけが仕事のやり方ではなく、さまざまな働き方が試される中で、テレワークが新しい働き方として注目されています。

なぜテレワークが急に進んだ?

2020年より前、多くの人はテレワークのやり方どころか、テレワークという言葉自体も知らなかった人が大多数でしょう。2020年になってなぜ急に注目されたかというと、新型コロナウイルスの影響が最も大きいといえます。2020年初頭から、中国の武漢で発生した新型コロナウイルスはあっという間に全世界に蔓延し、多くの大都市で都市封鎖が行われ、日本も緊急事態宣言により、多くの経済活動がストップしました。なるべく人と接しなくてよい方法を考える中で利用されたのがテレワークです。

テレワークならば、外出せずに自宅にいるだけで仕事ができるので、極力人との接触を避けることができます。新型コロナウイルスの影響によってあっという間に広まった新しいビジネススタイルがテレワークなのです。

テレワークにおけるメリットは?

では、実際にテレワークを行ってみてどのような点にメリットを感じるのでしょうか?ここからはテレワークにおけるメリットについて解説します。

生産性の向上

テレワークにおいて最も大きなメリットといわれるのが生産性の向上です。社内で仕事をしていると、どうしても雑務や予定外の打ち合わせなどで集中して仕事に取り組みにくい場合がありますが、自宅や専用スペースで作業ができることで、集中して業務に取り組むことができます。また、すきま時間を活用できる点もメリットです。

移動中のちょっとした時間でも、パソコンやモバイル端末があれば仕事ができるため、時間の有効活用ができます。

コストが削減される

テレワークはさまざまなコストを削減する効果を持っています。社員が通勤する必要が無ければ、交通費の支給を大幅に減らすことが可能です。そもそも、出社しなくていいわけですから、オフィスを構える必要もありません。実際にテレワークを有効活用している企業の中には、オフィスが必要ないからと、撤退してテレワークで運営している企業もあります。

オフィスの賃料負担は、場所によっては非常に負担が大きくなるため、テレワークによって大幅なコストダウンが可能です。

さまざまな人材が活躍できる

会社に出社する必要がなく、すきま時間を利用することもできるテレワークは、さまざまな人材が活躍できる土壌をつくったともいえます。子育て中の女性や介護でまとまった時間がとれない人なども、テレワークで業務を行いながら子育てや介護をすることが可能です。新たな人材発掘に大きな期待が持てるといえます。

テレワークでコミュニケーションはとれる?

テレワークにおける懸念事項の一つに、コミュニケーションが十分にとれるのかといった点を心配する人が非常に多いことが挙げられます。実際にテレワークだとコミュニケーションはとりにくいのでしょうか?テレワークでコミュニケーションがとりにくいのならば、コミュニケーションがとりにくい原因はどこにあるのでしょうか?詳しく解説します。

コミュニケーションがとりにくい原因は?

仕事でコミュニケーションをとる場合、会話のやりとりだけではなく、話す相手のしぐさや口調、表情といった点から対応の仕方を考えて、うまく連携をとっていこうと試みます。しかし、テレワークの場合だと、文字でのやりとりが非常に多くなるため、相手のしぐさや表情といった情報が得にくいのです。

すると、連携が上手くいかず、業務に支障が出る場合が考えられます。相手の顔が見えないという点はコミュニケーションがとりにくい理由の一つといえるのです。

コミュニケーションを図る方法は?

先ほどまで、テレワークにおけるコミュニケーションのとり方が難しいと述べました。では、実際にテレワークでも円滑にコミュニケーションをとるには、どのような点に注意するといいのでしょうか?テレワークでコミュニケーションを円滑に図る方法について解説します。

情報を共有する

テレワークは、自分一人で集中して業務に取り組めるメリットと、他の人がどのような状況なのかが分かりにくいというデメリットが表裏一体となっています。そこで、お互いに情報を共有することにより、他の人の進捗状況が分かるのでコミュニケーションがとりやすくなります。情報の共有とは、現在行っている業務の内容や、進み具合、業務で悩んでいる点などを共有すること。それにより円滑なコミュニケーションが期待できるのです。

目的を明確に記す

目的を明確に記すこともコミュニケーションには効果的です。特に、上司は部下に業務の目的を明確に伝えておく必要があります。明確な目的の共有ができなければ、チェックされないまま業務が進んでしまい、成果物がまるっきり違うものになっていたということにもなりかねません。上司は目的を明確に記し、常に部下がテレワーク下においても作業しやすい環境をつくることが重要です。

共通のツールを活用する

コミュニケーションツールは、共通のツールを使うことにより確認作業を容易にすることが可能です。別々のツールを使ってしまうと慣れるのにも時間がかかったり、偏ったツールを利用したりするので、コミュニケーションのとり方が複雑になってしまいます。共通のツールを使い、利用方法を統 一することで、コミュニケーションがとりやすくなるでしょう。

テレワークはコミュニケーションがポイント

テレワークは、さまざまなメリットを受けることができるため、これからも多くの企業が取り入れることが予想されます。しかし、コミュニケーションのとり方において不安を持つ人が多く、いかにコミュニケーションを円滑にとるかが今後テレワークを普及させる大きなポイントです。

テレワークにおいては、情報の共有や目的の明確化、共通のコミュニケーションツールの活用が、コミュニケーションをより図りやすくする効果的な方法といえるでしょう。  

リモートワークのくふう編集部

リモートワークのくふう編集部は、新しい働き方を応援しています。

この記事に関するキーワード