企業の成長に合わせて行われるオフィス移転。
でも、オフィス移転の担当者でもなければ、社会人生活の中でオフィス移転を経験できるのはそう多くないかもですね。 総務部の方でも、多くの人がオフィス移転の経験が少ないため、「勝手や段取りが分からず苦労する」という話はよく聞きますね。
今回は、そんなオフィス移転を成功させるために必要なポイント4つをご紹介します。
広さを考えよう
移転先のオフィスを探すときに、まずは広さを決めます。
事業計画とセットになりますので、転居したらすぐいっぱいになった、あるいは採用等が計画通りにいかずに広くて家賃が重すぎた、という失敗がないようにしたいところ。全体としては今のオフィスの1.5倍程度の広さに移転するケースが多いようです。
一人当たりに必要なスペースとしては3坪ほどが一般的目安としてと言われていますが、会議室やミーティングスペースの数、フリーアドレス制の有無、業種や職種などによっても変わってきます。
実際に探し始めるとぴったりのサイズがあるわけではないので、許容範囲を決めておくのがよいでしょう。最低必要面積も考えておくとさらに決めやすくなります。
さらに、複数フロアの選択肢も視野に入れておきましょう。物件によっては複数フロアで募集しているケースがあり、坪単価が安めの物件もあります。1フロアでないといけない理由があるかどうかを考えておくこともお勧めします。
ちなみに物件が探しにくい坪数は100坪ラインと言われていて、人気なサイズなようです。
「あったらいいね」ではなく、「必須」の機能や設備を決めよう
特別な機能が必要、防音が必要、遮断された個室が必要など、事業運営にあたって必ず必要な設備や機能をまとめておきましょう。
ここは「こんなのがあったらよい」という要望とは別になります。「あったらいいね」を加えていくと条件が厳しくなります。また内装で工夫をすることができますので、必須の設備等だけを絞ってください。
エリアはその理由を伝えて、範囲を広く考えよう
エリアの決め方はさまざまです。外回りの多い会社であれば営業しやすい駅を中心に考え、メインの取引先に近い場所、働き方を重視する会社は住環境に近い場所など、その会社にとっての優先順位で決めることが多いようです。
特定の業種やスタートアップ企業が集まっている場所にすれば、取引先への訪問や同業種との情報交換がしやすく効率が良いです。例えば神保町・九段下エリアは出版、教育関連、渋谷・恵比寿エリアはアプリ開発や情報サービスなどのIT企業、五反田は最近五反田バレーとも呼ばれておりスタートアップ企業が集まっているエリアです。
一方で採用や取引先の信用度を上げるために無理をしてでも良い場所にする、という考え方も実際には非常に多いです。人気の場所は家賃が高いの通常。働き方も含めて、本当にその場所でないといけないのかを冷静に判断しましょう。
ターミナル駅だと駅を出るまでが長く、徒歩距離が近くても電車を降りてから意外に時間がかかります。隣の小さい駅の方が実はアクセスが良いということも多々あります。
来客があまりないのであれば住宅街でも。ただ、生活騒音がある場合があるのでチェックをしておく必要はあります。
不動産会社に探してもらうときなどは、メインの希望は出しつつも範囲を広げることがコツです。また、なぜその場所なのかの理由を伝えておけば、想像しなかった場所で希望のオフィス環境が実現できた、リーズナブルにできた、という提案があるかもしれません。
逆に指定しすぎると高い家賃のビルしかないといわれて、仕方なく契約ということになりかねません。
予算の考え方
オフィスの賃料は、そのエリアの相場に加えて、築年数や駅からの距離、階数など、一般の住宅と同じような要素で決まっています。
当然利便性が高く新しいオフィスビルの方が賃料は高いので、賃料を安くするためにはどこかで妥協は必要ですが、ベンチャーならば取り壊し予定の物件（更新なしの定期賃貸借契約）などを探すのも手です。
取り壊し予定の物件のよいところは、安いだけではなく次に移転するときに原状回復をする必要がない場合がある点です。まだ借りてもいないのに、原状回復のことは考えられないと思うかもしれませんが、原状回復費は想像以上にかかることがあるので注意が必要です。
東京都心部でのオフィスの空室率は2018年11月から2％割れの状態が続いており、賃料にも反映されています。環境や場所を重視した結果、賃料を無理して失敗する場合もあるので、事業計画をみながらしっかりとハンドリングしましょう。
おしゃれで安いオフィスを探す裏技
自治体によっては、企業誘致のための特別優遇やインキュベーションのオフィスなどがあります。
東京都であれば、東京都創業NETなどで紹介されています。
他にも元学校だったところをオフィスにした「世田谷ものづくり学校」や「3331 Arts Chiyoda 」など、資格要件はありますが、空いているならば検討してみてもいいですね。
