新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワークの導入企業も増えて新しい働き方が定着しつつあります。それにともない、Web会議なども広まっていますが、離れた相手との円滑なコミュニケーションや情報共有が難しいと感じている人も多いのではないでしょうか。
そのような悩みには「画面共有」アプリがおすすめです。このツールを導入することでスムーズなやりとりが可能となり、生産性向上にもつながるでしょう。
本記事では、画面共有の基礎知識やメリット、おすすめのアプリについて紹介します。
そもそも画面共有とは？
Web会議などでデータの共有が必要な場合、どのような方法があるでしょうか。メールに添付して送付したり、画面越しに資料を見せながら説明したりするのは効率的な方法とは言えません。
そんなときに活用できるのが「画面共有」です。片方のパソコン画面をお互いに共有することで、同一のファイルや資料データを閲覧でき、変更点などもリアルタイムで修正や追加が可能です。
リモートワークでも同じ空間にいるかのようなやりとりが画面共有の導入で実現します。
画面共有するメリットは？
画面を共有することで具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。代表的な3つのメリットを紹介します。
様々なデータやファイルを共有できる
画面共有はファイル形式に依存することなく、様々なデータやファイルを簡単に共有できるというメリットがあります。相手とデータ共有する場合、お互いに開けるソフトやファイル形式に限定されることがあります。
社外の人とやりとりするのであれば、異なるOSを使用している可能性もありますし、専門性の高いソフトで作成されたデータはより共有しにくいものです。その点、画面共有であればファイル形式に依存することなく、データやファイル、現在表示させているブラウザまでをリアルタイムに共有することが可能です。
パソコンはもちろん、スマホやタブレット間でも画面共有機能を利用できます。
共同編集の実現
画面共有はデータやファイルを共同編集できることもメリットです。画面越しに文字や音声のやりとりをするのは難しい場合があります。
「資料を一緒に確認しながら作業を進めたい」「デザインに関する指示を行いたい」などの要望にも画面共有は有効です。また画面共有は一方的な共有ではありません。
画面操作を行う人やプレゼンターのみならず、参加者側もその場で資料の編集や書き込みが自由に行えるため、生産性の高い会議を行うことが可能です。複数人で共有する場合もリアルタイムで情報を更新しながら共有できるため、認識のズレを防ぐこともできます。
時間を有効活用できる
時間を有効的に活用できることも画面共有のメリットです。会議中に資料内容の変更や追加事項が生じることはよくあります。
通常であれば、会議終了後に再度資料をまとめなおしたり、修正部分の再確認に時間をかけたりする必要があるでしょう。しかし画面共有を導入すれば、会議中でも資料修正や正確な情報の共有がリアルタイムで行えます。
おすすめする5つの画面共有アプリ
続いて、画面共有におすすめのアプリを5つ紹介します。
共同作業ができる「Screen」
「Screen」は無料で幅広い機能が利用できる画面共有アプリです。参加者ごとにカーソルが用意されており、通話やチャットをしながら、自分のカーソルを使って共有している画面を操作したり、図を描いて指示することができます。
自動ですぐに消えるテキストでコメント投稿もできるので、声を出せない場所からでも参加が可能です。
ゲーマー向けといえる「discord」
「discord」はオンラインゲーマー向けの無料ボイスチャットアプリです。インストール不要のブラウザ版（PCのみ）とアプリ版（PC・スマートフォン）から利用することができます。
ユーザーがサーバを作成し、招待URLで招待した人同士でボイスチャットを楽しむことが可能です。分かりやすい操作方法のため使いやすく、個人利用だけでなくリモートワークの社員間のやりとりでも取り入れることができるでしょう。
ヨーロッパでシェアを持つ「Team Viewer」
ヨーロッパで圧倒的なシェアを持つ「Team Viewer」は、接続の容易さや安定性、セキュリティの高さが人気です。ノイズ発生やリモート映像の停止が低く抑えられており、ネットワーク帯域が細くても安定して使うことができます。
法人利用は4つの有料プランがあり、個人であれば無料で利用可能です。世界中のあらゆる場所から画面共有を利用したい人に特におすすめします。
ダウンロードやインストール不要「Surfly」
「Surfly」はダウンロードやインストール不要で手軽に始められる画面共有ツールです。セッションURLをブラウザで開くと、Surflyを経由して参加しているユーザーと画面共有を行えます。
ユーザー内で画面操作や入力が交替でき、マーカー機能で画面に書き込むことも可能です。操作パネルはシンプルに設計されており、パソコンが苦手な人でも使いやすいでしょう。
年間契約の有料サービスになりますが、無料体験もあります。
画面共有の代表格「Zoom」
画面共有の代表格としてシェアを急激に伸ばしている「Zoom」は、高画質・高音質が特徴です。ホストが発行したURLにアクセスするだけなので、参加者はログインする必要もありません。
無料の基本プランから画面共有機能を使うことができ、誰の画面を共有しているかも分かりやすく表示されます。3人以上で使うと40分の時間制限があるので、グループでの利用が多いのであれば有料版がおすすめです。
画面共有アプリは生産性を向上させる
画面共有の基礎知識とメリット、おすすめアプリを紹介しました。Web会議など文字や音声だけでは正確に情報共有できない悩みも、画面共有を利用すれば円滑なコミュニケーションを取りながら生産性の高い空間を実現可能です。
場所を選ばずプロセスの合理化を目指せる画面共有アプリは、今後もますます重要性が高まると予想されます。ニーズや利用シーンに応じて自分に合う画面共有アプリを使ってみましょう。
