新型コロナウイルスの感染拡大防止を踏まえ、在宅勤務をはじめとしたテレワークを導入する企業が増えています。柔軟な働き方は、業務の効率化など良い影響を与える一方で、テレワークならではの課題も少なくありません。
その課題の一つに「書類の印刷」が挙げられます。すべてをペーパーレス化することは難しく、印刷環境に困る人も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、テレワーク時の印刷場所や印刷に関する問題点、印刷時にあると便利なアイテムについて紹介します。
テレワークの大きな課題でもある印刷
新型コロナウイルスの影響や働き方改革の背景もあり、多くの企業でテレワークの導入を推進しています。しかし、業務内容によっては、テレワークを導入することで生じる課題もあるでしょう。
その課題の一つが「書類の印刷」です。データのやりとりで済むのであれば問題ないのですが「顧客との契約書類」「他社との商談に必要な資料」「デザイン構成のチェック」など印刷が必要なシーンは多々あります。
完全なペーパーレス化はなかなか難しいため、テレワーク時でも印刷ができる環境を用意しておく必要があるでしょう。印刷物はさまざまな情報を取り扱うため、漏洩など管理面においての課題解消も必須です。
テレワークで考えられる印刷場所
テレワークの最中に、紙の書類や資料などの印刷が必要になる状況が起こりうるでしょう。そこで、テレワーク時に印刷可能と考えられる場所を紹介します。
コンビニのネットプリント
コンビニの複合機は、コピーだけでなく印刷にも対応しており、領収証発行も可能です。印刷方法は以下の2パターンがあります。
- Web上にアップロードしたデータを印刷
- USBなどメモリーカードに入っているデータを印刷
WordやExcel形式には対応していないことが多いので、A3サイズまでのPDFファイルに変換しておくことをおすすめします。セキュリティに関しては、Web上のデータをアップロードするため基本的には問題ないでしょう。
しかし、メモリーカードから直接印刷した場合は、そのデータ記録がプリンター側に残らないとは言い切れません。第三者が意図的に悪用して再印刷する恐れもあります。
また、メモリーカードを置き忘れてしまう可能性もあるでしょう。使用後は速やかにカバンにしまうなどの対策も必要です。
自宅の家庭用プリンター
自宅の家庭用プリンターは、一番手間がかからず簡単な印刷方法です。情報漏洩の点でもリスクが低いと考えられます。
ただし、機密文書や個人情報を印刷した後、適切に管理されていなければ漏洩事故にもつながりかねません。印刷履歴を保存するなど、万が一の際に漏洩元が突き止められるように対策を施しておきましょう。
シェアオフィスやカフェ
シェアオフィスやカフェにも、印刷スペースが設けられている場合があります。気軽に利用できて便利な反面、設定によっては情報が漏洩してしまう危険性が高いです。
データ情報が残る仕様になっていたり、メーカーのデフォルトパスワードのままだったりするプリンターは漏洩の恐れがあり、重要書類の印刷には向きません。たとえ所有者に悪意がなくても、第三者に知られる可能性があるため、使用を避けるのがベストでしょう。
テレワークでの印刷に関する4つの問題点
社内環境とは異なり、テレワークではさまざまな状況下で社員が書類を印刷します。ここでは、テレワークでの印刷に関する問題点を4つ見ていきましょう。
1.機密情報などが漏洩する
まずは情報漏洩の可能性です。テレワークで作業するために持ち出した機密性のあるデータや資料を、社外で印刷する場合に起こり得ます。
コンビニやシェアオフィスなど印刷場所はさまざまあり、情報漏洩した時に誰がどこで印刷したか分からない状況にもなりかねません。顧客データや機密情報などが漏洩すれば被害は甚大です。
社内管理するパソコンに、外部での印刷履歴が保存されるソフトを導入することも対策の一つです。また、持ち運ぶUSBは紛失リスクを考えて最小限の保存内容にするなど、印刷に関するルールを取り決めましょう。
2.プリンターの購入が必要となる場合も
日頃から印刷することが多い人にとっては、わざわざコンビニなどに何度も足を運ぶのは非効率です。その場合は自宅にプリンターを用意すると、いつでも必要な時に印刷ができます。
ただし、プリンターへの初期投資やインク、用紙などのランニングコストがかかる点が問題です。
3.見積書や契約書などの管理が必要
見積書や契約書など、印刷後の書類管理も重要です。適正な管理がされていなければ、紛失や漏洩の可能性があります。
また、不要な書類はシュレッダーにかけるなど、印刷物の破棄の仕方に対してもルールが必要です。
4.プリンタドライバーなどの設定が複雑
プリンタドライバーなどの設定にも問題が挙げられるでしょう。社内以外の印刷機を使用する場合、専用のプリンタドライバーをインストールする必要があります。
使用する印刷機が多いと、複数のインストール作業が必要になり、それを手間に感じるかもしれません。また、どの印刷機に対応するドライバーか分からなくなったり、印刷機ごとの印刷設定が複雑になったりするケースも考えられます。
テレワークの印刷であると便利なもの
テレワークの印刷であると便利なアイテムを紹介します。
USBメモリ
データを持ち運んで印刷するのにUSBメモリが1つあると便利です。
無線LAN中継器
Wi-Fiが届きにくい部屋に設置すると電波が届きやすくなります。無線LANでプリンター設定していてオフラインになりやすい方におすすめです。
のぞき見防止フィルター
印刷とは直接関係ないですが、出先で印刷する際に、他人が行き来する場所でデータを開くことが多い人は導入しておくと安心です。
テレワークでは印刷しやすい環境を作ろう
テレワーク時の印刷場所や印刷に関する問題点、印刷時にあると便利なアイテムについて紹介しました。テレワークの書類印刷の課題に対応したさまざまな印刷方法があります。
印刷にかける時間やコスト、印刷枚数など、需要に合わせて使い分けると便利です。また、社外で印刷する際にはセキュリティ面においても気をつけなければなりません。
機密書類や個人情報などをどのように管理するかについても社内で取り決め、テレワークでも印刷しやすい快適な環境を整備しましょう。
